Her satış, alış, tahsilat ve ödemeyi ayrı hareket olarak kaydedin; tarih, açıklama ve mümkünse belge numarasını ekleyin. Güncel bakiyeyi elle değiştirmek yerine hareketlerin sonucu olarak oluşmasına izin verin.
1. Her olayı ayrı hareket olarak kaydedin
Bir müşteriye vadeli satış yaptığınızda satış hareketi, ödeme aldığınızda tahsilat hareketi oluşur. İki işlemi tek satırda netleştirmek kısa vadede kolay görünse de ileride hangi ödemenin hangi işlemden geldiğini araştırmayı zorlaştırır.
2. Tarih ve açıklamayı boş bırakmayın
“5.000 TL hareket” tek başına anlamlı değildir. Hangi gün, ne için, hangi belge veya görüşmeye dayanarak oluştuğunu yazın. Açıklamalar kısa ama sonradan okuyan bir kişinin anlayabileceği kadar açık olsun.
3. Borç ve alacak toplamını değil hareket geçmişini izleyin
Toplam bakiye önemli olsa da güvenilirlik hareket geçmişinden gelir. Cari ekranda toplam borç, toplam alacak ve son hareketleri birlikte görebilmek kullanıcıya bakiyenin nasıl oluştuğunu gösterir.
4. Tahsilat ve ödemeyi geciktirmeden girin
Cari bakiyelerin en sık bozulma nedeni, para hareketinin gerçekleşip sisteme daha sonra girilmesidir. Tahsilat veya ödeme banka/kasa tarafında gerçekleştiği gün cari kayda da yansıtılmalıdır.
5. Haftalık ekstre kontrolü yapın
İşlem hacminize göre haftada bir veya ayda bir kritik carilerin ekstresini kontrol edin. Beklenmeyen ters kayıt, çift kayıt, eksik tahsilat veya yanlış tutar varsa toplam bakiyeden önce ilgili hareketi düzeltin.
6. Kayıt disiplinini standartlaştırın
- Aynı işlem türleri için aynı isimleri kullanın.
- Belge numarası varsa mutlaka kaydedin.
- Cari kart adlarını rastgele kısaltmayın.
- Düzeltme yaptığınızda nedenini açıklamada belirtin.
- Sadece son bakiyeyi değil, hareketlerin izini de koruyun.
Hareketleri cari bazında izleyin.
Nilitre’de cari kart, hareket geçmişi, tahsilat/ödeme ve ekstre aynı akış içinde tutulur.
Cari hesap takibini incele →